Coordinador Administrativo y de Cumplimiento, Filadelfia, PA
Medio tiempo • Hybrid - US
Responsive recruiter
Beneficios:
- Seguro médico
BVA Bears IT Solutions busca un Coordinador Administrativo y de Cumplimiento para apoyar las iniciativas de políticas, investigación y desarrollo de programas para la ciudad de Filadelfia.
Es un puesto a tiempo parcial con un entorno de trabajo principalmente remoto. Aunque la mayoría de las responsabilidades pueden realizarse de forma virtual, pueden ser necesarias reuniones ocasionales en Filadelfia según las necesidades del proyecto.
Ubicación / Requisito de viaje
Los candidatos deben vivir a una distancia razonable para desplazarse desde Filadelfia—generalmente dentro de ~1 hora—para garantizar la disponibilidad para cualquier evento presencial.
El trabajo puede realizarse de forma remota y/o in situ a petición del Ayuntamiento. Las comunicaciones, presentaciones y documentación contractual se realizan electrónicamente. El Consejo programará sesiones informativas, presentaciones, entrevistas y sesiones de trabajo según lo requiera para el avance o la aclaración del proyecto.
Los candidatos deben vivir a una distancia razonable para desplazarse desde Filadelfia—generalmente dentro de ~1 hora—para garantizar la disponibilidad para cualquier evento presencial.
El trabajo puede realizarse de forma remota y/o in situ a petición del Ayuntamiento. Las comunicaciones, presentaciones y documentación contractual se realizan electrónicamente. El Consejo programará sesiones informativas, presentaciones, entrevistas y sesiones de trabajo según lo requiera para el avance o la aclaración del proyecto.
Resumen del puesto
El Coordinador Administrativo y de Cumplimiento gestiona todas las funciones de cumplimiento, documentación y administrativas asociadas con los proyectos de políticas y programas del Ayuntamiento. Este puesto garantiza el cumplimiento total de los Términos y Condiciones de Compra por Pequeñas Órdenes de Servicios Profesionales (PSSOP) de la ciudad, incluyendo la precisión de la documentación, las divulgaciones y las obligaciones de conservación de registros al menos 5 años tras el pago final.
El Coordinador gestiona las tareas de eContract Philly, apoya la preparación y presentación de facturas, mantiene la transparencia requerida en las divulgaciones empresariales y garantiza la alineación con las normas municipales sobre no discriminación, acceso a las LEP, restricciones éticas/donativos, divulgaciones contractuales y integridad administrativa. Este puesto proporciona apoyo operativo esencial al equipo de compromiso.
El Coordinador gestiona las tareas de eContract Philly, apoya la preparación y presentación de facturas, mantiene la transparencia requerida en las divulgaciones empresariales y garantiza la alineación con las normas municipales sobre no discriminación, acceso a las LEP, restricciones éticas/donativos, divulgaciones contractuales y integridad administrativa. Este puesto proporciona apoyo operativo esencial al equipo de compromiso.
Duración del proyecto:
Este puesto será para un periodo de proyecto de 12 meses.
Este puesto será para un periodo de proyecto de 12 meses.
Horas mensuales previstas:
Se prevé que el Coordinador Administrativo y de Cumplimiento trabaje aproximadamente entre 5 y 9 horas al mes, dependiendo de los hitos del proyecto y los ciclos de documentación. Las horas estimadas por mes son las siguientes:
Se prevé que el Coordinador Administrativo y de Cumplimiento trabaje aproximadamente entre 5 y 9 horas al mes, dependiendo de los hitos del proyecto y los ciclos de documentación. Las horas estimadas por mes son las siguientes:
- Mes 1: ~9 horas
- Meses 2–5: ~5 horas al mes
- Mes 6: ~6 horas
- Meses 7–8: ~5 horas al mes
- Mes 9: ~6 horas
- Mes 10–11: ~5 horas al mes
- Mes 12: ~8 horas
Compromiso anual total: ~69 horas.
Estas horas pueden variar ligeramente según los ciclos de facturación, los plazos de divulgación y los requisitos de envío de eContract Philly.
Deberes y responsabilidades esenciales
Deberes y responsabilidades esenciales
Tarea A — Documentación, Registro y Archivo PSSOP (Continuo)
- Mantener toda la documentación relacionada con contratos en cumplimiento con los requisitos del PSSOP, incluidos los registros listos para auditoría conservados durante ≥ 5 años.
- Organiza carpetas de documentación, convenciones de nombres y control de versiones para soportar solicitudes de inspección o auditoría.
- Mantener registros relacionados con la no discriminación, el acceso a las LEP, restricciones de donaciones y otros elementos contractuales.
Tarea B — Gestión y Soporte de Envío de eContract Philly (En Curso)
- Completa las cargas obligatorias, formularios y documentación dentro de eContract Philly, incluyendo listas de verificación de envío y archivos adjuntos.
- Asegurarse de que la información de la empresa, la documentación financiera, las divulgaciones y los componentes de presentación sean precisos.
- Haz un seguimiento de los plazos y coordina con el Responsable de Compromiso para asegurarte de que todos los documentos requeridos se presenten a tiempo.
Tarea C — Preparación, envío y seguimiento de facturación (recurrente)
- Preparar facturas mensuales conforme a los requisitos del PSSOP, asegurándose de que se incluyan los detalles y la documentación de respaldo requeridas.
- Haz un seguimiento del estado de la factura, confirma la recepción y mantén la documentación para fines de auditoría o conciliación.
- Coordina con los miembros del equipo para asegurar un seguimiento preciso de tiempos, costes o entregables.
Tarea D — Transparencia en Divulgaciones Empresariales y Presentaciones de Cumplimiento (Impulsada por Hitos)
- Preparar y mantener la transparencia requerida en las Divulgaciones Empresariales cuando el valor del contrato cumpla los umbrales requeridos.
- Mantener documentación que respalde el cumplimiento de los requisitos de divulgación, salario mínimo y ética.
- Supervisa los calendarios de divulgación y coordina la presentación puntual.
Tarea E — Coordinación Administrativa, Calidad de la Documentación y Controles Internos (Continuo)
- Apoyar al Gestor de Compromiso en el mantenimiento de rastreadores, calendarios y documentación procedimental.
- Asegura la alineación administrativa entre equipos, incluyendo la higiene de los archivos, la estructura de los documentos y el seguimiento de los comentarios.
- Ayudar a preparar entregables y paquetes de documentación para el Consejo según sea necesario.
Tarea F — Apoyo a procesos de aclaraciones, investigaciones y reservas de derechos de la ciudad (según se solicite)
- Preparar la documentación y los materiales solicitados durante aclaraciones, investigaciones o entrevistas de la ciudad.
- Asegúrate de que todos los registros solicitados sean accesibles, estén bien organizados y cumplan con los requisitos contractuales.
- Coordina con el Responsable de Compromiso para mantener la coherencia en las respuestas y la documentación.
Aseguramiento de la calidad, documentación y cumplimiento
Mantener registros administrativos ordenados y listos para auditoría, incluyendo registros de correspondencia, paquetes de facturas, documentos de divulgación y archivos de conservación. Garantizar el cumplimiento de los requisitos del PSSOP relacionados con la no discriminación, el acceso a las LEP, las normas éticas y la gestión de documentación.
Cualificaciones requeridas
- Experiencia en coordinación administrativa, documentación de cumplimiento, soporte contractual o roles administrativos en el sector público.
- Capacidad demostrada para gestionar la documentación en línea con los requisitos de contratación gubernamental.
- Sólidas habilidades organizativas, incluyendo gestión documental, control de versiones y disciplina procedimental.
- Familiaridad con eContract Philly o plataformas de compras similares.
- Capacidad para controlar plazos, gestionar calendarios y mantener flujos de trabajo administrativos precisos.
- Fuertes habilidades de comunicación y atención al detalle.
Cualificaciones Preferidas
- Experiencia apoyando órganos municipales o legislativos.
- Comprensión de los requisitos de contratación, divulgación y administración en Filadelfia.
- Experiencia en apoyo al cumplimiento de las normas de no discriminación, LEP, restricciones de donaciones y normas de conservación de registros.
- Experiencia en documentación gubernamental, auditoría o procesos de supervisión administrativa.
Competencias clave
- Disciplina de la documentación y conservación de registros
- Gestión de flujos de trabajo administrativos
- Seguimiento e Informes de Cumplimiento
- Competencia en Filadelfia eContract
- Procesamiento de facturas y documentación financiera
- Atención al detalle y aseguramiento de la calidad
- Multitarea y habilidades organizativas
- Coordinación y Capacidad de Respuesta de los Grupos de Interés
Requisito de ciudadanía estadounidense:
Este puesto está restringido solo a ciudadanos estadounidenses conforme a los requisitos federales de contrato. Los solicitantes deben presentar prueba de ciudadanía estadounidense (como pasaporte estadounidense, certificado de nacimiento o certificado de naturalización) antes de contratar. Los no ciudadanos, incluidos los residentes permanentes legales (titulares de Green Card), no son elegibles para este puesto.
Este puesto está restringido solo a ciudadanos estadounidenses conforme a los requisitos federales de contrato. Los solicitantes deben presentar prueba de ciudadanía estadounidense (como pasaporte estadounidense, certificado de nacimiento o certificado de naturalización) antes de contratar. Los no ciudadanos, incluidos los residentes permanentes legales (titulares de Green Card), no son elegibles para este puesto.
Igualdad de oportunidades en el empleo:
BVA Bears IT Solutions está comprometida con ofrecer igualdad de oportunidades de empleo. Todos los solicitantes cualificados serán considerados para el empleo sin distinción de raza, color, religión, origen nacional, género, orientación sexual, identidad de género, edad, discapacidad, información genética, condición militar/veterano o cualquier otra característica protegida por la ley.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
(si ya tienes un currículum en Indeed)